展會開幕式上的公關(guān)戰(zhàn)役
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| (發(fā)布日期：2007-3-21 11:47:21) 來源： |
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俗話說，好的開始是成功的一半。開幕式是展覽會進場后的第一項正式活動，也是展覽會的重要公關(guān)活動之一，到場的大多是政府官員、企業(yè)名流、新聞記者等重要人士，這些人士本身就具有新聞號召力和傳播價值。因此，把開幕式操辦得簡短、得體、樸素、熱烈，會產(chǎn)生事半功倍的公關(guān)宣傳效果，提升展覽會的品牌影響力。從這個意義上說，一場展覽會的公關(guān)戰(zhàn)役，正是從開幕式開始的。
但事情都有兩面性，正因為開幕式重要，如果把開幕式搞砸了，展覽會也會受到影響。因此，在操作展覽會開幕式上以下幾個經(jīng)常出問題的環(huán)節(jié)，一定要加倍注意。
嚴防時間“斷層”
開幕式的準(zhǔn)備工作比較繁瑣，又具有時效性，因此很容易在時間的控制上有“斷層”，造成工作脫節(jié)。所以在時間控制上必須提前計算，規(guī)劃好，并留有時間空擋來緩沖突發(fā)事件的發(fā)生。同時，更需要注意對準(zhǔn)備工作的細節(jié)處理。如2003浙江工業(yè)博覽會開幕式上，嘉賓在貴賓室休息候場時，會議接待人員沒有及時上茶水，匆忙中以瓶裝礦泉水招待與會嘉賓。這一極小的舉動看似無關(guān)緊要，但有嘉賓當(dāng)場就提出意見，認為這一環(huán)節(jié)服務(wù)不夠到位。因此，開幕式的準(zhǔn)備工作必須要細心、精心，使活動更趨于完善，不要因為細節(jié)而影響全局。
同時，嘉賓的出入路線也要提前合理安排好，避免在開幕式當(dāng)天出現(xiàn)擁堵場面。這里需要提醒的是，在開幕式結(jié)束后必須做好后續(xù)跟進工作，安排好嘉賓的下一步活動方案，否則在結(jié)束后容易出現(xiàn)嘉賓自行離去，草草收場的不良局面。
一把小傘解困局
開幕式現(xiàn)場的突發(fā)事件往往由兩大因素引起，分別為人為因素和非人為因素。人為因素引發(fā)的突發(fā)事件表現(xiàn)在，開幕式上需要參展商、觀眾的參與，但是有時候，參展商與主辦方協(xié)調(diào)不當(dāng)，導(dǎo)致關(guān)系緊張，甚至?xí)霈F(xiàn)一些小摩擦，嚴重時會有肢體沖突，而且可能會在開幕式現(xiàn)場出現(xiàn)這一極端行為，這就很容易給展會造成不良影響，導(dǎo)致展會形象和美譽度下降。這就需要主辦方與參展商及時溝通、協(xié)商，使雙方在同一立場上獲得最大收益，從而解決這一危機。
同樣，開幕式上與新聞媒體的溝通也要妥善處理，避免出現(xiàn)一些負面報道。這就需要及時改善彼此關(guān)系，引導(dǎo)新聞媒體從不同的立場和觀點來報道，避免出現(xiàn)被動局面。
非人為因素引發(fā)的突出事件主要表現(xiàn)在天氣上。因為這屬于不可預(yù)測和不可抗力，因此在處理時要靈活應(yīng)對，及時補救。以2003年西泠印社百年慶典為例，開幕式當(dāng)天突然下雨，主辦方并沒有慌亂，在繼續(xù)活動的同時加派人手購置雨具，及時派送到與會人員手中，并在開展時免費發(fā)送給觀眾。這一舉措很快緩解了因天氣帶來的不利影響。
由細節(jié)走向成功
雖說現(xiàn)在開幕式的趨勢是提倡簡短、樸素，但中國傳統(tǒng)講究熱烈，在短時間內(nèi)要達到開幕式的傳播效果，必須要花一番心思。比如，在開幕式上如果只注意在會場布置一些背景廣告板、懸掛氣球廣告等，形式過于單一，不易引起觀眾的注意。這時，如果要采取“多處開花”的策略，選擇更多的宣傳渠道，直面觀眾，效果更佳。在條件允許的情況下，如能在開幕式上采取電視直播，能更直觀地全方位展現(xiàn)展會的氛圍，獲得最大范圍內(nèi)的宣傳效果。
開幕式活動不大，但它是一個展會的開始。它的成功與否直接關(guān)系到展會的形象、成交意向的達成等，因此在繁瑣的細節(jié)工作上需要一份細心，實施科學(xué)化的管理安排。在人員的分配上要挑選合適的人員進行分組執(zhí)行，精誠合作，使人力資源達到最優(yōu)化。在宣傳工作上要做到多點宣傳，使宣傳廣告策略上能實現(xiàn)最大收益。在財務(wù)管理上則需要進行專業(yè)分析，合理使用。在細節(jié)管理上力求做到合理、完善，使開幕式在操作上過程流暢，避免出現(xiàn)不必要的麻煩。
尤其在人員安排上，一定要加強開幕式現(xiàn)場工作人員的培訓(xùn)管理。開幕式現(xiàn)場工作人員，包括后臺工作人員和前臺的司儀、禮儀人員等。后臺工作人員多為主辦方人員和展館工作人員，具有一定的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。針對這一塊的管理事先必須做到分工明確，加強合作，各部門協(xié)調(diào)溝通。對于前臺的工作人員，司儀一般由專業(yè)人員負責(zé)，在活動過程中要及時與各方溝通，在時間控制上尤其要求司儀能合理把握。最重要的是禮儀人員的培訓(xùn)和管理。禮儀人員在展會中多由專業(yè)禮儀公司出人負責(zé)，但作為主辦方來說，與禮儀人員之間也要溝通分配協(xié)調(diào)好，對一些細節(jié)工作要“摳”一點，力求完善。在臺上的禮儀服務(wù)也要竭盡全力，做到細致。因為這時的禮儀人員的一舉一動都關(guān)系到展會的形象，他們的服務(wù)更能提升展會的品牌和價值。
需要指出的是，在人員配置上還要根據(jù)展會自身的特點需求進行安排。2003西泠印社百年慶典開幕式上，到場的嘉賓有很多日本、韓國的社團來參加，這就需要配備翻譯人員來進行引導(dǎo)、解說、服務(wù)工作。所以在工作人員的來源上，要挑選那些具有系統(tǒng)的專業(yè)知識和商務(wù)公關(guān)技能培訓(xùn)的人員，以滿足展會的各種要求。
挖掘新聞吸引媒體關(guān)注
展覽會是一種有主題、有影響的大型公關(guān)專題活動，因而具有一定的新聞價值，其往往會成為新聞媒介追蹤報道的對象。充分利用這一點來制造新聞可以擴大展會的影響，從而提高展會的知名度，為下一屆展會的舉辦創(chuàng)造條件。作為展會的公關(guān)宣傳部門在與新聞媒體打交道時要培養(yǎng)與媒體良好的信賴關(guān)系，使展會成為新聞媒體在某一主題上最可信賴的信息來源。為配合新聞媒體的宣傳需要，主辦方可以精心制造一些“新聞事件”，圍繞一些特殊內(nèi)容來制造新聞，如邀請影響大的人物到場致辭，爭取到較大的信息覆蓋面。
同時，主辦方還可以根據(jù)展會的具體情況，有計劃有步驟地策劃出一系列有關(guān)展覽會所服務(wù)行業(yè)的新聞事件，使開幕式上的新聞媒體到達率增高，創(chuàng)造出更多的新聞由頭，從而樹立展會的良好形象，進一步擴大展會影響，實現(xiàn)展會樹立品牌形象的目標(biāo)。
作為一場展覽會的開端，開幕式使展會有了自己獨特的“面孔”，能更迅速有效地宣傳展會，為展會的成功提供一個平穩(wěn)的基礎(chǔ)平臺。因此開幕式的組織工作要細心、具體、完善，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。 |
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